In gesprek met verschillende mensen uit de pomptechniek, viel er de laatste tijd mij één onderwerp in het bijzonder op. Het ging dan over potjes en net zoals het gezegde beweerd dat er voor iedereen een passende partner te vinden is, zo is er in theorie ook voor elke situatie een geschikte pomp. In zo’n utopische wereld is de pompleverancier een beetje als een matchmaker, een soort moderne pompen-tinder, die voor elke toepassing binnen de gestelde kaders een geschikte oplossing vindt. Maar zodra het gaat over verschillende potjes, beheerd door verschillende afdelingen in een bedrijf, wordt deze utopie ineens een heel ander verhaal.

Door: Robin Overschie

Efficiëntie

De insteek dat elke afdeling een eigen potje heeft waar het verantwoordelijk voor is, is niet nieuw. Dit is waarschijnlijk ooit ontstaan vanuit een verlangen om de financiële huishouding in een bedrijf overzichtelijk en efficiënt te organiseren. Zo weet iedereen, althans in theorie, waar het aan toe is en waar zijn of haar verantwoordelijkheden liggen. Zo heeft de afdeling verantwoordelijk voor de inkoop, een potje en de afdeling verantwoordelijk voor het onderhoud een ander potje en, ik kan me zo voorstellen, is er voor het energieverbruik wéér een ander potje. Helder. Toch lijken deze gescheiden portefeuilles in de praktijk allesbehalve efficiënt te zijn.

Aanschafprijs en totale kosten  

Bron: Chemical Processing

Dat dit in de praktijk anders uitpakt, komt doordat de kosten die je maakt voor een apparaat, of dit nu een pomp is of een andere machine, niet in één potje te vangen zijn. Uitgaande van de gemiddelde TCO (Total cost of ownership) van een pomp, is bijvoorbeeld de aanschafprijs goed voor 10% van de totale kosten die de pomp in zijn levenscyclus zal maken. Een schijntje vergeleken met een ander potje: onderhoud (20%). Maar let op, want afhankelijk van de selectie van de pomp, kan dit percentage onderhoud (en ook het percentage energie) al snel tot een veelvoud oplopen.

Bron: Pump reliability curve – Noria.com

Belangenverstrengeling

In de praktijk zorgen de verschillende potjes voor verschillende, en vaak ook tegenstrijdige, belangen, een grote mate van inefficiëntie én kapitaalvernietiging. De afdeling inkoop wil een zo goedkoop mogelijke pomp en de afdeling onderhoud wil een pomp die zo min mogelijk onderhoud vraagt. Hoe is dit met elkaar te rijmen als de afdeling inkoop verantwoordelijk is voor de aanschaf van de pompen waar onderhoud het vervolgens mee zal moeten doen? Een bijzonder geval zijn hierin de project-managers die zo goedkoop mogelijk een fabriek willen (lees: moeten?) opleveren en hierdoor puur en alleen prijs-gedreven beslissingen nemen. Deze laatsten zijn, merk ik, een terugkerend onderwerp van gesprek én ergernis. Want, zo wordt mij verteld, vragen ze veelal alleen een prijs op, willen uitsluitend contact via de mail en weigeren verder het gesprek aan te gaan. Deze partijen worden gedreven door heel andere belangen en maken hierdoor keuzes die waarschijnlijk niet de voorkeur zullen hebben van mensen die later in deze fabriek met de apparatuur moeten werken én het onderhoud voor hun rekening nemen. We hebben in deze gevallen meerdere potjes, maar helaas maar één deksel (de pomp), wat het onmogelijk maakt om tot een efficiënte oplossing te komen.

De rol van pompleveranciers

Pompleveranciers wordt op deze manier de mogelijkheid ontnomen om écht met hun klanten mee te denken: door bijvoorbeeld 25 pompen te selecteren, die allemaal zijn uitgevoerd met éénzelfde type mechanical seal waardoor ze een stuk onderhoudsvriendelijker zijn en spare-parts eenvoudig kunnen worden ingekocht; of de moeite nemen om een pomp überhaupt goed te selecteren, waardoor de aanschafprijs in sommige gevallen misschien iets hoger uitvalt, maar de onderhouds- en energiekosten laag zijn (én blijven) en de pomp zichzelf uiteindelijk dubbel en dwars terugverdient; door een waaier te selecteren die straks niet elke dag weer ontstopt hoeft te worden; door de materialen te selecteren die wél tegen het medium kunnen.

Kennis

Dit vraagt natuurlijk wel om een stuk meer kennis van zaken, want zowel de afdeling inkoop als onderhoud moeten weten waar zij de verschillende offertes op moeten beoordelen, welke afwegingen zij moeten maken en nagaan of de beloften van de pompleverancier wel kloppen. En misschien zit hier wel de bottleneck, want welk bedrijf heeft deze kennis nog? Je zou er misschien een beetje snel aan voorbij gaan, maar toch is dit wel een heel belangrijk punt, want zonder deze kennis is het überhaupt onmogelijk om een juiste kosten-efficiënte beslissing te nemen en de juiste deksel bij het potje te vinden.

Wat nu?

Waar de gescheiden potjes in theorie hoogstwaarschijnlijk bedoeld zijn om de financiële bedrijfshuishouding zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zie je in de praktijk dat dit vaak een oorzaak is van grootschalige kapitaalvernietiging door conflicterende belangen. Toch lijkt dit probleem, in theorie althans, relatief eenvoudig op te lossen. Je zou zeggen, zo filosoferend van achter je laptop, dat het een kwestie is van communicatie én educatie. Waarbij meerdere potjes samenwerken om de totale kosten van een pomp zo laag mogelijk te houden door met de verschillende belangen zoveel mogelijk rekening te houden. Anderzijds zouden project-managers niet alleen maar afgerekend moeten worden op de aanschafprijs, maar op de totale kosten, nu én in de nabije toekomst. Op deze manier, door de koppen en potjes bij elkaar te steken, en rekening te houden met elkaars belangen, kan er één nieuw potje ontstaan: eentje waar wél een deksel op past.

Ik ben benieuwd of mensen dit in de praktijk ook tegenkomen, hoe ze hier mee omgaan en dit proberen op te lossen. Is het inderdaad zo ‘simpel’ als communicatie & educatie of komt er toch meer bij kijken? Laat het me weten door een reactie achter te laten of me een privé-bericht te sturen op LinkedIn.